I Time kommune er dei opptekne av å bruke vanlege ord der dei kan, og fagterminologi der det trengst.
Kommunikasjonssjef i Time kommune, Elin Wetås de Jara fortel at dei vart inspirerte av Klarspråk-kursa som Direktoratet for forvaltning og IKT (difi) har gjennomført for statstilsette. Etter kvart kom behovet for å få til eit liknande kurs for kommunane.
– Me utfordra dei på kva ein skulle gjere i forhold til kommunane, det er jo her det meste av kommunikasjonsarbeidet ut mot innbyggjarane er.
Etter kvart fekk Time kommune med seg Fylkesmannen i Rogaland på eit pilotprosjekt der dei fem kommunane Stavanger, Sandnes, Time, Randaberg og Hjelmeland deltok. Pilotprosjektet vart avslutta i fjor sommar. Dei fem kommunane fekk i oppdrag å plukke ut brev og dokument som dei hadde fått frå Fylkesmannen, og gi attendemelding på språket som vart brukt der.
– Me såg behovet for å få plass eit prosjekt der me kunne lære å skrive eit enklare språk. Me har kontakt med mange kommunar og me såg at me hadde eit forbetringspotensiale, seier assisterande Fylkesmann i Rogaland, Harald Thune.
– Det viktigaste for oss er at me sikrar oss at mottakarane våre forstår språket vårt.
Gode nøkkelord
I Time kommune laga dei etter kvart sitt eige klarspråk-prosjekt, og har blant anna laga ein språkrettleiar som seier at kommunikasjonen til kommunen skal vere open, tydeleg og i dialog. Ikkje minst skal tekstane vere lette å forstå.
– Målet vårt er å inspirere dei tilsette til å bruke eit betre og eit enklare språk, me må heile tida ha mottakaren i tankane når me skriv. Ved å betre språket legg me også til rette for eit betre lokaldemokrati, seier Wetås de Jara.
I språkrettleiaren står det blant anna gode skrivetips som at ein skal skildre innhaldet i brevet eller dokumentet allereie i overskrifta, ein skal finne dei gode nøkkelorda som er lette å forstå, og at ein skal bruke mellomoverskrifter i tekstane for å lette lesinga. Kommunen meiner også det er viktig å bruke forklarande tekst når det trengst, forklare vanskelege ord og unngå framandord.
– Skriv gjerne kort og enkelt, slår Wetås de Jara fast.
Superbrukar
Dei tilsette i Time kommune har fått kvar sin superbrukar, ein språkvenn som kan kommentere tekstane dei skriv.
– For mange er det ein terskel å kome over når ein må vise tekstar ein skriv fram til andre, men det er då me blir gode. Det handlar ikkje berre om at nokon skal rette med raudpennen, men at ein får konstruktive kommentarar på språk og tekst som ein kan jobbe vidare med, seier kommunikasjonssjefen som er imponert over korleis dei tilsette har tatt imot opplegget.
– Mange er engasjerte i språket, og diskuterer gjerne kva som er gode løysingar.
Og prosjektet er ikkje avslutta, også i 2014 skal kommunen arbeide med språk og kommunikasjon. No framover skal ein gå gjennom ulike malar som blir brukte for å sjå korleis ein kan gjere dei betre reint språkleg.
– Me ser at eit godt og enkelt språk betrar kommunen sitt omdømme, det gir oss eit betre lokaldemokrati og kvardagen blir mykje meir effektiv.
Kommunen har også laga ei handbok i saksutgreiing der også enkelt språk og god kommunikasjon er eit tema.
Ikkje i mål
– Me ser at me ofte slit med eit stammespråk blant faggruppene. Det må me prøve å bruke i minst mogleg grad, alle skal klare å forstå oss og tekstane våre, seier Harald Thune hjå Fylkesmannen i Rogaland.
Også hjå Fylkesmannen i Rogaland har dei laga ein språkrettleiar til intern bruk, og dei tilsette har fått ein språkvenn som kan kome med kommentarar og rettingar på tekstar dei skriv.
– Me blir ikkje ferdige med dette prosjektet, me får jo heile tida nye tilsette som krev at me tar ein runde til med opplegget, seier Thune.
Gode skrivetips
Time kommune har blant anna desse tipsa til å skrive eit enklare og betre språk:
• Skriv kort og enkelt
• Unngå faguttrykk viss du kan
• Tenk på mottakaren medan du skriv
• Ikkje bruk forkortingar viss du kan unngå det, skriv orda ut
• Kom fram med bodskapen tidleg i eit brev/dokument
• Bruk mellomoverskrifter for å lette lesinga
• Bruk eit aktivt språk
• Forklar vanskelege ord
• Sett punktum
• Skriv korrekt
• Svar i den målforma som brevet frå privatpersonar og selskap er på
• Bruk eit konsekvent språk
