Har kommunen din ein tilsett som arbeider med kommunikasjon? No tenkjer eg ikkje på Kongsvinger kommune og Trondheim kommune, som har store avdelingar med mange kommunikasjonstilsette. Eg tenkjer på dei små kommunane som har éin tilsett – som sit og publiserer på nett og skriv pressemeldingar. Nyttar kommunane ressursane til desse som sit med kommunikasjonsrolla, på best mogleg måte?

I praksis ser ein ofte at informasjon vert sett på som eit vedheng til den kommunale verksemda, og ikkje som ein del av kjerneverksemda i organisasjonen.

Det er dette «vedhenget» eg vil snakke litt om. For når dei som ikkje har hatt ein informasjonsansvarleg, får ein slik, kan han eller ho nyttast på ulike måtar, alt etter kva slags kommunikator-rolle kommunen vel å gje den informasjonsansvarlege.

Vi har for det fyrste teknikar-rolla (journalist-rolla), der dei tilsette skal ta seg av den tekniske biten, mellom anna nettpublisering (både på Internett og intranett), setje og skrive for internavisa, skrive artiklar og ta bilete og gje generell informasjon ut til publikum. Dei lagar gjerne òg til annonser, invitasjonar og plakatar, berre for å nemne noko.

Den tekniske rolla går gjerne yt på å utføre tiltak som vert sette ut i livet etter at dei har vorte planlagde. Forhåpentlegvis er dei allereie gjennomtenkte, og det ligg til grunn eit mål som er sett for denne typen kommunikasjon.

Så har vi strategikar-rolla. Her er kjernen i kva eg meiner ein informasjonsansvarleg/konsulent eigentleg ikkje blir nytta nok til. Eg ser på strategikar-rolla som den viktigaste rolla til dei som driv med kommunikasjon. Ho bør vere knytt direkte under rådmannen og naturleg nok innebere deltaking på leiarmøte på lik linje med dei andre einingane. Tilsette med kommunikasjonutdanning har ein rådgjevande funksjon som gjev alle leiarar det innputtet dei treng for å kunne planleggje neste steg innanfor eit eller anna område.

«Informasjon som styringsmiddel – Dette tydar at informasjon må ses på som eit verkemedel for å nå dei mål, på lik linje med andre verkemedel som juridiske, økonomiske, fysiske/tekniske og organisatorisk». (Arne Simonsen, 2007)

Kvifor det, tenkjer du?

Den strategiske informasjonsrolla er viktig for korleis ein kan byggje opp dei kjerneverdiane ein organisasjon bør ha, innanfrå. Desse bør liggje til grunn for kva slags type språk og verkemiddel vi skal nytte til dagleg. Korleis skal eit skjema sjå ut, korleis skal det vere universelt utforma, og er informasjonen lett å forstå?

Retningsliner og gode rutinar som er godt innarbeidde, gjev oss eit høve til å skape lik tankemåte for dei tilsette i organisasjonen. På den måten hindrar vi at informasjon og oppførsel sprikjer og kan endrast kvar månad – når nokon føler for det.

Døme: Vi held på med ein prosess der vi har laga til ein profileringsmanual for dei tilsette og organisasjonen. Det er særs viktig at vi i det offentlege står fram som éi sameining og ikkje som tusen indre stemmer som bryt seg ut samtidig. Det er vanskeleg nok å forstå kven det offentlege er, og kva vi snakkar. Korleis vil det sjå ut om alle oppfører seg ulikt og har kvar sin blome eller eit smilefjes som helsing på e-posten sin?

Vi håpar med profileringa å skape forståing blant dei tilsette for problematikken og skape ein intern debatt om kven vi skal vere framfor innbyggarane våre. Vi vonar dei fleste vil vere einige i at ein felles mal på ei e-posthelsing er til det beste for dei som er utanfor organisasjonen vår, og ikkje dermed gjer alle tilsette anonyme, og at vi kan sjå det frå publikum si side.

Andre ting strategen hjelper med: plan for ulike kommunikasjonsformer innanfor til dømes sosiale medium. Kursing av tilsette og leiarar innanfor artikkelskriving og målgruppe-kommunikasjon, undersøkingar, krisekommunikasjon/beredskap, endringskommunikasjon, prosjekthandtering, rekruttering, næringssamarbeid; her kunne lista berre gått vidare.

Mitt råd til kommunane er som fylgjer: Gi plass til informasjonsverksemda no – tenk om du berre vil nytte kommunikasjonstilsette til å gje einvegsinformasjon, eller om du skal nytte ressursen din til å skape gode synergiar og tovegskommunikasjon òg.

Inspirasjon: Arne Simonsen: offentlig informasjons- og kommunikasjonsarbeid 2007

Charlotte Hauge, Twitter-fantast med bachelorgrad innan PR, kommunikasjon og media frå Høgskulen i Volda. Med hjarte for Habermas og dei gode diskusjonar. Tilsett som informasjonskonsulent i Herøy kommune.

KOMMENTAR: Skepsisen var til å ta og føle på då Lotteritilsynet vart opna i Førde i 2001. Var det mogleg å skape eit slagkraftig nasjonalt tilsyn i eit såkalla utkantfylke?

I 2005 kom Stiftelsestilsynet til, slik at vi no driv to fagtilsyn med Førde som base. I tillegg har vi fått fordeling av momskompensasjon som eit tredje fagfelt under same direktør og administrasjon.

For vel eit år sidan runda Lotteritilsynet sitt første tiår. Og vi kunne nytte det vesle jubileet til å slå fast at nasjonale fagtilsyn slett ikkje må liggje i dei sentrale stroka av landet. Sunnfjord var meir enn stort nok til at vi har klart å gjere både Lotteritilsynet og Stiftelsestilsynet til dei tunge, faglege ekspertorgana styresmaktene ønskte seg.

Men vi har teke distriktet vårt i bruk for å få det til. I dag har vi tilsette frå sju kommunar i Sogn og Fjordane. Mange har over tid nytta sjansen til å flytte til heimlege trakter for å jobbe i Lotteri- og stiftelsestilsynet. Andre har sett det så attraktivt å jobbe i tilsynet at dei har flytta til Førde frå andre stader i landet.

Rekruttering av rett kompetanse er sjølvsagt ein nøkkelfaktor for at vi skulle lykkast. Vi trengde dyktige juristar, folk med kompetanse på økonomi, administrasjon, ikt og kommunikasjonsoppgåver – for å nemne noko. I starten hadde vi gjennomsnittleg 30 søknader til kvar utlyste stilling. Også til dei tunge leiar- og kompetansejobbane har vi tradisjonelt mange godt kvalifiserte søkjarar. Som direktør har eg hatt eit luksusproblem når eg skal rekruttere nye medarbeidarar.

Låg vi for avsides til for brukarane våre her i Sogn og Fjordane? På ingen måte. Vi har sjølvsagt over tid vore gode kundar på Widerøe sine fly til og frå Gardermoen. Eit lotteritilsyn må ut i marknaden for å kontrollere og kommunisere med store og små aktørar i marknaden.

Tilsyn med stiftelsar og fordeling av momskompensasjon er derimot i stor grad dokumentbaserte oppgåver som ikkje krev så mykje reising. Slik sett kan desse oppgåvene liggje kvar som helst i landet i vår teknologiske tidsalder.

Moderne teknologi har dessutan redusert reiseverksemda vår monaleg. Vi har i vesentleg grad gått frå Widerøe – til video. Lotteri- og stiftelsestilsynet var tidleg ute med å nytte video til å avvikle møte. Berre i 2011 sparte vi på denne måten 320 000 kroner i reiseutgifter, og det er vi svært godt nøgde med. Utnytting av videoteknologien gjer oss stadig meir tilgjengelege der vi held til.

Dessutan kommuniserer vi i aukande grad meir med våre store og samansette brukargrupper via elektroniske kanalar. Vi tok i fjor i bruk nye og moderne heimesider, og vi prøver oss fram med å bruke Facebook og Twitter for å kommunisere med brukarane. Dessutan har vi starta blogg for å nå ut med kunnskap vi sit med i fagtilsyna våre.

Skil vi oss ut på andre måtar som statleg tilsyn? Det må i så fall vere språkleg. Frå første stund var det min intensjon som direktør at Lotteri- og stiftelsestilsynet skal avspegle at vi er lokalisert i det som er kjerneområdet for nynorsken. Innafor dei krav som mållova set, har vi klart det. Vi skriv til dømes alltid årsmeldingane våre på nynorsk, vi søkjer alltid etter nye medarbeidarar på nynorsk osv.

Ja visst, det er mogleg å drive eit nasjonalt tilsyn frå eit såkalla utkantfylke. Kompetansen finst i rikt monn utover i landet. Dyktige medarbeidarar er dessutan villige til å flytte på seg om vi kan tilby utfordrande arbeidsoppgåver.

Atle Hamar er direktør i Lotteristilsynet

LEIAR: I mange nynorskkommunar er vaksenopplæringa framleis på bokmål. Argumentet i alle år har vore at det ikkje har vore nok materiell tilgjengeleg på nynorsk. Er det argumentet godt nok i dag?

Kvam herad har som så mange andre kommunar gjort eit kommunestyrevedtak om at vaksenopplæringa skal bruke nynorsk i undervisninga. Og i motsetnad til mange andre kommunar har dei faktisk fått det til. Dei har brukt nynorsk som undervisningsspråk sidan 2005, og i dag er så godt som alt materiellet dei brukar, på nynorsk.

– Før var det lite å få tak i, så dei første åra vart det mykje klipping og liming og sjølvlaga materiell, seier lærar ved vaksenopplæringa i Kvam, Hildegunn Skeie Sandven, til LNK-avisa.

Men det var før. Rett nok fløymer ikkje marknaden over av nynorsk materiell til vaksenopplæringa, men noko finst. Gjennom arbeidet til den nynorske ressursgruppa til VOX har ein fått fram nok nynorsk materiell til å lose elevane trygt gjennom eksamen i både spor 1, 2 og 3. Og det er god kvalitet på det som finst av nynorsk materiell.

Så kvifor er det framleis nynorskkommunar som sver til bokmålsundervisning? Det kan tenkjast at VOX har ei oppgåve å gjere med å få informasjonen ut til kommunane; det er ikkje enkelt å bruke nynorsk materiell dersom ein ikkje veit det finst. Men kanskje må kommunane også gå i seg sjølv. Leitar dei etter nynorsk materiell, ringjer dei og etterlyser det? Eller er bokmålsbøkene blitt ei heilt grei sovepute?

For innvandrarane som kjem, er det avgjerande å lære seg nynorsk når ein bur i ein nynorskkommune. Integreringa kan bli vanskeleg dersom barna dine lærer nynorsk på skulen og du sjølv skal ut i eit arbeidsliv der både dialekten og skriftspråket er annleis enn det du lærte på vaksenopplæringa.

Men løysinga på problemet er kanskje ikkje så langt vekke som mange fryktar.