Har kommunen din ein tilsett som arbeider med kommunikasjon? No tenkjer eg ikkje på Kongsvinger kommune og Trondheim kommune, som har store avdelingar med mange kommunikasjonstilsette. Eg tenkjer på dei små kommunane som har éin tilsett – som sit og publiserer på nett og skriv pressemeldingar. Nyttar kommunane ressursane til desse som sit med kommunikasjonsrolla, på best mogleg måte?
I praksis ser ein ofte at informasjon vert sett på som eit vedheng til den kommunale verksemda, og ikkje som ein del av kjerneverksemda i organisasjonen.
Det er dette «vedhenget» eg vil snakke litt om. For når dei som ikkje har hatt ein informasjonsansvarleg, får ein slik, kan han eller ho nyttast på ulike måtar, alt etter kva slags kommunikator-rolle kommunen vel å gje den informasjonsansvarlege.
Vi har for det fyrste teknikar-rolla (journalist-rolla), der dei tilsette skal ta seg av den tekniske biten, mellom anna nettpublisering (både på Internett og intranett), setje og skrive for internavisa, skrive artiklar og ta bilete og gje generell informasjon ut til publikum. Dei lagar gjerne òg til annonser, invitasjonar og plakatar, berre for å nemne noko.
Den tekniske rolla går gjerne yt på å utføre tiltak som vert sette ut i livet etter at dei har vorte planlagde. Forhåpentlegvis er dei allereie gjennomtenkte, og det ligg til grunn eit mål som er sett for denne typen kommunikasjon.
Så har vi strategikar-rolla. Her er kjernen i kva eg meiner ein informasjonsansvarleg/konsulent eigentleg ikkje blir nytta nok til. Eg ser på strategikar-rolla som den viktigaste rolla til dei som driv med kommunikasjon. Ho bør vere knytt direkte under rådmannen og naturleg nok innebere deltaking på leiarmøte på lik linje med dei andre einingane. Tilsette med kommunikasjonutdanning har ein rådgjevande funksjon som gjev alle leiarar det innputtet dei treng for å kunne planleggje neste steg innanfor eit eller anna område.
«Informasjon som styringsmiddel – Dette tydar at informasjon må ses på som eit verkemedel for å nå dei mål, på lik linje med andre verkemedel som juridiske, økonomiske, fysiske/tekniske og organisatorisk». (Arne Simonsen, 2007)
Kvifor det, tenkjer du?
Den strategiske informasjonsrolla er viktig for korleis ein kan byggje opp dei kjerneverdiane ein organisasjon bør ha, innanfrå. Desse bør liggje til grunn for kva slags type språk og verkemiddel vi skal nytte til dagleg. Korleis skal eit skjema sjå ut, korleis skal det vere universelt utforma, og er informasjonen lett å forstå?
Retningsliner og gode rutinar som er godt innarbeidde, gjev oss eit høve til å skape lik tankemåte for dei tilsette i organisasjonen. På den måten hindrar vi at informasjon og oppførsel sprikjer og kan endrast kvar månad – når nokon føler for det.
Døme: Vi held på med ein prosess der vi har laga til ein profileringsmanual for dei tilsette og organisasjonen. Det er særs viktig at vi i det offentlege står fram som éi sameining og ikkje som tusen indre stemmer som bryt seg ut samtidig. Det er vanskeleg nok å forstå kven det offentlege er, og kva vi snakkar. Korleis vil det sjå ut om alle oppfører seg ulikt og har kvar sin blome eller eit smilefjes som helsing på e-posten sin?
Vi håpar med profileringa å skape forståing blant dei tilsette for problematikken og skape ein intern debatt om kven vi skal vere framfor innbyggarane våre. Vi vonar dei fleste vil vere einige i at ein felles mal på ei e-posthelsing er til det beste for dei som er utanfor organisasjonen vår, og ikkje dermed gjer alle tilsette anonyme, og at vi kan sjå det frå publikum si side.
Andre ting strategen hjelper med: plan for ulike kommunikasjonsformer innanfor til dømes sosiale medium. Kursing av tilsette og leiarar innanfor artikkelskriving og målgruppe-kommunikasjon, undersøkingar, krisekommunikasjon/beredskap, endringskommunikasjon, prosjekthandtering, rekruttering, næringssamarbeid; her kunne lista berre gått vidare.
Mitt råd til kommunane er som fylgjer: Gi plass til informasjonsverksemda no – tenk om du berre vil nytte kommunikasjonstilsette til å gje einvegsinformasjon, eller om du skal nytte ressursen din til å skape gode synergiar og tovegskommunikasjon òg.
Inspirasjon: Arne Simonsen: offentlig informasjons- og kommunikasjonsarbeid 2007
Charlotte Hauge, Twitter-fantast med bachelorgrad innan PR, kommunikasjon og media frå Høgskulen i Volda. Med hjarte for Habermas og dei gode diskusjonar. Tilsett som informasjonskonsulent i Herøy kommune.
